Kaum ein Thema beschäftigt die Menschen derzeit mehr als das Coronavirus. Die größte Sorge gilt Gesundheit und Wohlbefinden von Freunden und Verwandten. Die Unternehmen stehen zusätzlich vor der Herausforderung, ihren Geschäftsbetrieb in der gegenwärtigen Krise sicherzustellen.

Zwar haben wir in Deutschland die erste große Infektionswelle inzwischen mehr oder minder erfolgreich überstanden, so dass wir in vielen Lebensbereichen weitgehend zur Normalität zurückkehren konnten. Nichtsdestotrotz tun Unternehmen gut daran für den Fall vorzuplanen, dass eine zweite Infektionswelle heranrollt.

Um sich auf den Ernstfall vorzubereiten und den Geschäftsbetrieb bei einem erneuten Anstieg der Infektionszahlen sicherzustellen, ist die Erstellung eines Corona Notfallplans essentiell. Wir erklären, was dieser beinhalten sollte und wie Sie dabei am besten vorgehen.

Allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Arbeitgebern sollte daran gelegen sein, ihre Mitarbeiter so gut es geht vor einer Ansteckung mit dem Coronavirus zu schützen. Schließlich kann es verheerende wirtschaftliche Auswirkungen haben, wenn einzelne oder mehrere Mitarbeiter plötzlich ausfallen und bestimmte Dienstleistungen nicht mehr erbracht werden können. Darüber hinaus trägt der Arbeitgeber gemäß §618 BGB eine allgemeine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Dazu gehört es auch, diese hinreichend vor einer Ansteckung zu schützen. Zu diesem Zweck sind geeignete Präventionsmaßnahmen zu treffen. Diese sollten auch im Corona Notfallplan ausreichend Beachtung finden.

Deshalb ist ein Corona Notfallplan erforderlich

Die Coronakrise konfrontiert die Betriebe mit nie dagewesenen Herausforderungen, die die Fortführung der Geschäftstätigkeit ernsthaft bedrohen können. Um das Überleben des Unternehmens in Krisenzeiten sicherstellen zu können, ist ein Corona Notfallplan erforderlich. Dieser legt notwendige Prozesse fest, deren Weiterlaufen gesichert werden muss für den Fall, dass einzelne oder mehrere Mitarbeiter ausfallen oder ein Rohstoffnachschub nicht mehr gewährleistet ist. Zu diesem Zweck definiert der Corona Notfallplan einzelne Maßnahmen und entwickelt eine durchdachte Strategie, die die Gesundheit der Mitarbeiter schützt und die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs auch mit eingeschränkten Ressourcen sichert.

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Wer eine Mund-Nase-Bedeckung trägt, schützt Mitarbeiter und Kunden vor einer möglichen Ansteckung,

Corona Notfallplan erstellen: Bedrohungen identifizieren und bewerten

In einem ersten wichtigen Schritt bei der Erstellung des Corona-Notfallplans geht es darum, mögliche Bedrohungen einer erneuten Ausbreitung des Coronavirus auf Ihr Unternehmen zu identifizieren. Denkbar wären z.B. folgende Szenarien:

• Einer bzw. mehrere Ihrer Mitarbeiter erkranken an Covid-19 und fallen für mehrere Wochen aus.
• Einer bzw. mehrere Ihrer Mitarbeiter müssen in Quarantäne, nachdem sie Kontakt zu SARS-CoV-2 Patienten hatten.
• In Ihrem Betrieb haben sich so viele Mitarbeiter mit dem Coronavirus angesteckt, dass für Ihre Niederlassung eine Betriebsschließung angeordnet wird.
• Einer oder mehrere Mitarbeiter können wegen fehlender Kinderbetreuung auf unbestimmte Zeit nicht mehr in den Betrieb kommen.
• Ihre Zulieferer sind von den Auswirkungen des Coronavirus betroffen. Lieferketten sind unterbrochen und Sie erhalten zeitweise keine Zulieferteile für Ihre Fertigung mehr.

Spielen Sie alle möglichen Szenarien durch und beurteilen Sie, wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit der einzelnen Bedrohungen in Ihrem Betrieb ist. Bedenken Sie dabei auch immer, dass das Ansteckungsrisiko in Einzelbüros am Bildschirmarbeitsplatz grundsätzlich niedriger ist als z.B. in einer medizinischen Einrichtung, in der Mitarbeiter mit Covid-19 Patienten in Kontakt kommen. Gehen Sie bei der Erstellung des Corona Notfallplans auch auf die verschiedenen Tätigkeitsbereiche und Arbeitsabläufe ein. Unter Umständen kann es Sinn machen, mehrere Corona Notfallpläne zu erstellen. Das ist gerade bei umfangreichen Risiken oft einfacher als alle Bedrohungen in einem einzigen Notfallplan zusammenzufassen.

Maximal tolerierbare Ausfallzeit definieren

Um Ihre Geschäftsprozesse sicherzustellen, ist es wichtig zu definieren, ab wann der Ausfall bestimmter Prozesse als unternehmenskritisch gewertet werden muss. Dabei sollten Sie sich zwei grundlegende Fragen stellen:

• Wann ist, bedingt durch den Ausfall interner Prozesse, mit negativen Auswirkungen auf Ihre Kundenbeziehungen zu rechnen?
• Wie lange ist Ihr Unternehmen in dieser besonderen Situation existenzfähig? Ab wann droht eine Insolvenz?

Definieren Sie in Ihrem Corona Notfallplan einen Wert, der keinesfalls überschritten werden darf.

Wenn sich viele Mitarbeiter in ihrem Betrieb infiziert haben, kann eine behördliche Schließung angeordnet werden.

Geeignete Präventionsmaßnahmen treffen

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Das gilt in Zeiten der Corona-Pandemie mehr denn je. Aus diesem Grund sollten Sie vorbeugenden Schutzmaßnahmen auch in Ihrem Corona Notfallplan gesonderte Aufmerksamkeit zukommen lassen. Allen voran ist hier natürlich die Einhaltung von Abstands- und Hygieneregelungen zu nennen. Unterweisen Sie Ihre Mitarbeiter zu einem sicherheitsgerechten Verhalten in Krisenzeiten und leiten Sie sie zu einer möglichst gesunderhaltenden Arbeitsweise an.

Wenn eine Einhaltung der Abstandsregelungen nicht gewährleistet werden kann, sollten Sie über eine Anpassung der Arbeitsplatzgestaltung nachdenken. Können einzelne Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten? Kann die Einführung eines Schichtsystems Abhilfe schaffen? Ist die Installation von Spuckschutzwänden sinnvoll? Bedenken Sie auch die Bereitstellung eventuell erforderlicher Persönlicher Schutzausrüstung, z.B. in Form von Atemschutzmasken, Handschuhen und Schutzkleidung.

Verantwortlichkeiten festlegen

Dass es schnell gehen kann, wenn ein Mitarbeiter im Betrieb sich das Virus einmal eingefangen hat, zeigt das Beispiel Tönnies eindrucksvoll. Umso wichtiger ist es, einen möglichen Personalausfall sorgfältig zu planen. Hier gilt es abzuwägen, welche Funktionen unbedingt besetzt sein müssen, um den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten zu können. Das Erstellen einer Rangliste kann hier sehr hilfreich sein. Benennen Sie für jede der Funktionen (je nach Relevanz) einen oder mehrere Verantwortliche, die für die Planung und Durchführung des Corona Notfallplans in ihrem spezifischen Tätigkeitsbereich zuständig sind. Vergessen Sie auch nicht, Stellvertretungen festzulegen.

Gelungene Kommunikation im Notbetrieb

Zum Thema Coronavirus brodelt die Gerüchteküche. Schnell machen Fehlinformationen die Runde. Umso wichtiger ist es, klar und ohne Panikmache zu kommunizieren. Das gilt sowohl betriebsintern als auch hinsichtlich Absprachen mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Suchen Sie aktiv den Kontakt zu diesen Personengruppen, um gute Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden und überlegen Sie sich genau, welche Informationen Sie im Ernstfall weitergeben.

Prüfen Sie, ob Home Office in Ihrem Betrieb eine Option ist. Kundentermine können auch online abgehalten werden.

Bedrohung eingetreten – Was tun?

Wenn tatsächlich der Ernstfall eingetreten und es zu einer Bedrohung in Ihrem Betrieb gekommen ist, müssen Sie schnell und angemessen reagieren können. Dazu ist es notwendig, bereits im Voraus festzulegen, wie Sie den Geschäftsbetrieb bei Eintreten einer Bedrohung sicherstellen können. Denkbar wären z.B. Produktions- und Investitionsstopps, Anordnung von Kurzarbeit oder die Arbeit im Home Office.

Hier gilt es die internen Prozesse auf den Minimalbetrieb herunterzufahren, bei dem das Überleben Ihres Unternehmens weiterhin sichergestellt ist. Der Corona Notfallplan ist Ihnen dabei behilflich.

Arbeits- und Gesundheitsschutz in Krisenzeiten

Arbeits- und Gesundheitsschutz sind Themen, die auch und gerade in Krisenzeiten ausreichend Beachtung finden sollten. Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern haben die Möglichkeit, den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz selbst in die Hand zu nehmen. Dazu ist die Teilnahme an einer Unternehmerschulung erforderlich.

Das Büro für Arbeit & Umwelt bietet Erst- und Folgeschulungen bundesweit für Mitgliedsbetriebe der BGW an. Auch wir haben entsprechende Vorkehrungen im Zuge der Coronakrise getroffen und bilden deshalb seit Kurzem auch kontaktlos in Form von Online-Webinaren weiter.

Klingt das interessant für Sie? Dann kontaktieren Sie uns am besten noch heute. Einer unserer kompetenten Mitarbeiter wird sich freuen, Sie zu unseren Seminaren beraten zu dürfen.